AUTOBOICOTEADORES EN LA GESTIÓN DEL TIEMPO

13/02/2016 adminfocus

Vivimos tiempos especialmente complejos en lo relacionado con la gestión del tiempo (o con la gestión de las tareas y actividades que realizamos, ya que el tiempo, por definición, no puede gestionarse ya que se gestiona solo). Son muchas las organizaciones en las que se juntan al menos 2 circunstancias que hacen más retadora la tan necesaria organización de nuestra actividad diaria:

  1. Aumento de la carga de trabajo como consecuencia de reducciones de plantilla superiores a la reducción de los volúmenes generales de actividad.
  2. Aumento de la incertidumbre, lo que redunda en mayor dificultad para establecer objetivos y planes estratégicos con claridad y que se mantengan durante un cierto tiempo.

Más allá de estos 2 aspectos que podríamos calificar como objetivos (no digo que se den en todas las organizaciones, pero sí en muchas de ellas), existe una serie de patrones o tendencias internas de los profesionales que formamos parte de las organizaciones y que también tienen un alto impacto en nuestra efectividad a la hora de organizarnos y gestionar nuestro limitado tiempo. Es lo que podríamos llamar Autoboicoteadores del tiempo:

  • Perfeccionista: Necesito que todo esté perfecto, no me vale con que esté bien hecho, funcione o sea efectivo. Por supuesto que para algunas profesiones o roles en la Organización el perfeccionismo puede ser muy positivo e incluso imprescindible. Sin embargo, especialmente en lo que tiene que ver con Management y Gestión de equipos, se vuelve un obstáculo interno importante que nos lleva a invertir tiempo de manera muy poco eficiente. En Liderazgo es aún más importante hacer lo que se debe hacer, que hacerlo de manera perfecta.
  • Complaciente: No pongo límites, doy mucha importancia a las necesidades y objetivos de los demás, pero no soy capaz de defender mis intereses, objetivos y necesidades. Y desde ahí, invierto un tiempo que realmente no tengo en ayudar a los otros, no pongo límites a interrupciones, peticiones poco justificadas y derivadas que me dificultan centrarme en lo importante y en las actividades en las que aporto valor y me ayudan a cumplir mis objetivos y la misión de mi puesto.
  • Fuerte: No pido ayuda, nunca, eso es señal de debilidad. Yo tengo que poder con todo, no vayan a pensar que soy un ser humano, como otros. La imposibilidad para pedir ayuda, puede conllevar un alto peaje y dificultarnos enormemente nuestra gestión del tiempo.
  • Como pollo sin cabeza: No paro, soy el que más trabajo de la oficina, no solo hago más horas que nadie, sino que además trabajo con un ritmo desorbitado. Ahora, ¿Hacia dónde se encamina mi trabajo? ¿Al servicio de qué prioridades u objetivos está? ¿Cuándo me paro para reflexionar sobre el valor, orientación y calidad de mi trabajo? Es bastante frecuente observar a algunos colaboradores que están siempre ocupadísimos pero que no acostumbran a orientar su actividad parándose de vez en cuando a establecer estrategias claras y a reflexionar sobre la efectividad de sus acciones.
  • FIFO (First In, First Out): Según me entran las tareas, así las voy gestionando, me limito a actuar siguiendo el orden de entrada de las tareas pendientes. Este posible patrón olvida la valoración de las tareas y actividades según las estrategias previamente planteada, según la importancia (aportación de valor) de las mismas y según su grado de urgencia.
  • El esclavo del mail: Dedico el 85% de mi tiempo en leer, responder y gestionar la bandeja de correo electrónico. Me interrumpe continuamente, y si a este tiempo, le sumo la asistencia a  las reuniones a las que me convocan, no me queda tiempo para realizar mis actividades, y para pararme a pensar, ya ni te digo. La gestión del correo electrónico, por definición es reactiva, la marcan otros, por lo que si me implica la mayor parte de las horas de gestión de mi día, es altamente probable que mi gestión sea totalmente reactiva y tenga muy poco de proactiva y estratégica.

Como en cualquier otro patrón interno, para poder cambiarlo, la primera claves es haberlo identificado, entender qué mecanismo interno puede explicarlo, encontrar una fórmula sencilla que nos resulte fácil de aplicar para empezar a cambiarlo, y perseverar en su aplicación hasta que se integre en un nuevo hábito.

En lo relacionado con mi tiempo, yo tengo claro que autoboicoteador tengo que estar muy pendiente para que no me juegue una mala pasada, ¿y tú?

Jesús Martínez Bustos.

Fundador y Director en focus inside.